5.1 Geschäftskundenkonto und Gewerbenachweis

Für die Einrichtung und Nutzung eines Geschäftskundenkontos kann die Vorlage eines geeigneten Gewerbenachweises erforderlich sein. Hierzu verarbeiten wir das von Ihnen übermittelte Dokument sowie die für die Prüfung und Verwaltung erforderlichen Angaben.

Zu den verarbeiteten Daten können insbesondere die Kunden- und Dokument-ID, der Dateiname, Dateityp und die Dateigröße, der Zeitpunkt der Einreichung beziehungsweise einer erneuten Einreichung sowie der jeweilige Prüfstatus („Eingereicht“, „Geprüft“ oder „Abgelehnt“) gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Prüfung der Geschäftskundeneigenschaft, der Freischaltung und Verwaltung des Geschäftskundenkontos, der Bearbeitung von Ablehnungen und erneuten Einreichungen sowie zur Verhinderung einer unberechtigten Nutzung der für Geschäftskunden vorgesehenen Konditionen und Funktionen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Durchführung des Geschäftskundenverhältnisses erforderlich ist. Soweit die Verarbeitung der Missbrauchsvermeidung, der sicheren Verwaltung des Geschäftskundenbereichs oder der nachvollziehbaren Dokumentation einer Prüfung dient, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Der hochgeladene Gewerbenachweis wird serverseitig in einem nicht öffentlich zugänglichen Speicherbereich außerhalb des Webroots gespeichert. Der Zugriff auf das Dokument erfolgt ausschließlich über die hierfür vorgesehenen internen Verwaltungsfunktionen beziehungsweise über einen kryptografisch signierten internen Prüflink, der ausschließlich für autorisierte Mitarbeiter bestimmt ist.

Das Gewerbenachweis-Dokument selbst wird nicht an JTL-Wawi übertragen. In JTL-Wawi werden für die interne Bearbeitung lediglich erforderliche Referenzinformationen sowie der jeweils aktuelle Prüfstatus bereitgestellt. Die eigentliche Prüfentscheidung und die Freischaltung des Geschäftskundenkontos erfolgen im Onlineshop.

Wird ein Gewerbenachweis als „Geprüft“ bestätigt, kann das Geschäftskundenkonto freigeschaltet werden. Bei einer Ablehnung bleibt beziehungsweise wird das Geschäftskundenkonto gesperrt. Wird anschließend ein neuer oder korrigierter Gewerbenachweis eingereicht, wird die zuvor gespeicherte Nachweisdatei nach erfolgreicher Übernahme der neuen Datei gelöscht und der Prüfstatus erneut auf „Eingereicht“ gesetzt.

Der Gewerbenachweis wird grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie das Geschäftskundenkonto besteht und der Nachweis für die Prüfung oder Aufrechterhaltung der Geschäftskundeneigenschaft erforderlich ist. Wird das Kundenkonto gelöscht, wird die zu diesem Kundenkonto gespeicherte Gewerbenachweis-Datei aus dem privaten Speicher entfernt. Gleiches gilt, wenn der Gewerbenachweis über die dafür vorgesehene Verwaltungsfunktion gelöscht wird.

Nach der Löschung des Dokuments werden nicht mehr erforderliche dateibezogene Informationen, insbesondere Speicherpfad, Dateiname, Dateigröße, Dateityp, Prüfsumme und vergleichbare technische Dateiinformationen, ebenfalls gelöscht oder auf das für die weitere Dokumentation erforderliche Mindestmaß reduziert.

Ein auf das notwendige Maß beschränkter technischer Prüf- und Löschvermerk, beispielsweise Dokument-ID, Prüfstatus sowie Prüf- oder Löschzeitpunkt, kann gespeichert bleiben, soweit dies zur Dokumentation des Vorgangs oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Eine solche Speicherung erfolgt grundsätzlich längstens bis zum Ablauf der hierfür maßgeblichen gesetzlichen Verjährungsfristen. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre; ihr Beginn richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften. Anschließend werden diese Informationen gelöscht oder anonymisiert, soweit keine andere gesetzliche Pflicht oder Berechtigung zur weiteren Speicherung besteht.

Die Löschung des Kundenkontos oder des Gewerbenachweises führt nicht automatisch zur Löschung von Bestell-, Rechnungs-, Buchungs- oder Geschäftsunterlagen, für die gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Solche Daten werden ausschließlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen Zwecken und für die jeweils geltende Aufbewahrungsdauer gespeichert. Je nach Art der Unterlage können insbesondere Aufbewahrungsfristen von sechs, acht oder zehn Jahren gelten.

Nach Ablauf der jeweiligen Speicher- oder Aufbewahrungsfrist werden die betreffenden personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine anderweitige gesetzliche Grundlage für eine weitere Verarbeitung besteht.